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刊名:科技与生活
主办:中国科技新闻学会
主管:中国科学技术协会
ISSN:1673-9671
CN:11-5595/N
影响因子:-1

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新时期综合档案室的建设之我见

来源:科技与生活 【在线投稿】 栏目:期刊导读 时间:2021-05-09

作者:网站采编

关键词:

【摘要】1 做好档案管理工作的重要性 提及档案管理,大多认为档案管理就是一些文字性东西的收纳存放保管,是一个简单易上手的工作。但真正的档案管理,是一个较为复杂、系统的工作,而

1 做好档案管理工作的重要性

提及档案管理,大多认为档案管理就是一些文字性东西的收纳存放保管,是一个简单易上手的工作。但真正的档案管理,是一个较为复杂、系统的工作,而且是持之以恒、循序渐进的,档案管理包括了管理档案、人事档案、物资档案、经营活动档案,是一个单位的历史积淀和行为记录的重要手段。在现代企事业单位管理和经济运行中,档案工作决定了一个单位的整体管理水平。

1.1 可作为工作的重要参考依据

通过档案的历史记录,可以有线条的分析过去发生的事件和行为,结合现阶段的实际情况,整理归纳出更适应当今发展需求的管理手段和经营策略,明确目前工作的重点和中心,为进一步完善和改进工作有较强的参考意义和借鉴作用,保证了企事业单位内部的良好发展和稳定运行。

1.2 可完善和提升管理手段

一个企事业单位在市场竞争中不断发展壮大,管理是必要的前提和重要的基础。有效的档案管理,可助力完善提升管理手段,充分激发和调动工作人员的积极性和创造性,提升工作的执行力,不断优化和提升管理水平。也有助于发掘和激发员工的动能和潜力,使之以更加饱满的热情和状态投入到本职工作中。

2 新时期档案室建设的要求

在科技和信息化发展的时代,档案管理也应与时俱进,适应社会发展需求,新时期档案室的建设要遵循历史、适应当下、考虑长远,从档案的安全、管理、便捷、增值等诸多方面充分考虑,建设优质的档案管理环境,确保档案管理工作提升到一个新高度。

2.1 档案室硬件设施的规范性

做到档案的标准化管理,档案室的建设必须按照档案存放要求的标准进行建设。档案室的选址要包装安全、便捷,防火防潮防水等需求,一般不建在大楼的顶层或地下室。随着科技的发展,档案室要满足信息化和数字化的要求。档案实体保管要满足“资源为先、确保安全”的要求,档案柜的安放要便捷,目录要细化,并且档案室的空间要留有足够冗余,保证未来档案实体的积累和保管。数字化档案要针对不同档案载体进行数字化处理,将文书、图片、视音频等载体文件,按照统一的标准格式进行采集、压缩、分类、编码、存储。档案管理要实现系统化的业务流程,针对不同品目、不同类别、不同密级的档案,进行统一管理分发,既要保证档案管理的完整性、安全性,又要考虑实际工作中档案调阅分发的便捷性和保密性。要满足档案存储、管理过程的自动化和网络化,实现档案的有效采集和完善存储。

2.2 档案室的管理系统的安全性

实现档案的数字化存储和信息化管理,要配备必要的管理系统,信息化管理的软硬件的安全性,是做好档案管理工作的基础。档案室的服务器,是不间断工作的设备,既要保证服务器的可靠性,又要留有足够的扩展空间和冗余需求,有条件的企事业单位,可以使用多机备份的方式来进行系统管理。同时要满足防静电、防水、防火、防磁的环境,电源要具备防雷、稳压、恒流的条件,网络系统要有防火墙,防止外来攻击和各类病毒,系统软件要有CA或者加密狗,来实现分级管理权限,通过人防、技防,保证档案管理系统的安全可靠性。

2.3 档案室管理的制度化

做好档案管理工作,要制订严格的档案管理制度,对档案管理的行为进行规范和约束。档案的存档、借阅、调用的审批制度,档案的归档登记制度,档案的定期巡检制度、作废档案的销毁制度、设备的巡更和维护制度,都要有明确规定,并有专人负责落实实施。定期对档案室进行检查,包括存放环境、系统运行规范、设备维护情况,都要有明确的责任人和负责人,对每次行为进行记录,对隐患及时上报或排查,通过建立健全管理制度,确保档案室的运行处于最佳状态。

3 档案价值的开发和利用

完整有效的档案管理工作,对企事业单位的经营管理可以提供巨大帮助,做好档案管理工作对于提升企事业档位的经济效益作用非常明显。档案作为无形资产,有效的开发利用可以提高生产力、提升企事业单位的经营创收能力。档案的利用价值是与企业文化密切相关的,能完整呈现企事业单位的历史沿革,发展过程中的成长历程和遇到的困境或问题,可以为经营管理提供决策,提高员工的归属感和自豪感。人力资源档案也可以作为人员培训、晋升、调整岗位的重要依据,为企事业单位发掘人才、积累人才提供重要的依据和支撑。


文章来源:《科技与生活》 网址: http://www.kjyshzz.cn/qikandaodu/2021/0509/1329.html


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